Allgemeines

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitungen in Teil A sowie für das Produktfeedback (Abschnitt 10) ist:

OTDigital GmbH
Curslacker Deich 123a
21039 Hamburg

Vertreten durch die Geschäftsführer: Ole Bösche, Maximilian Otto, Florian Otto

E-Mail: datenschutz@annicare.de

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten

beim Besuch unserer Website annicare.de (Teil A) und
bei der Nutzung der Plattform anni.care durch die Mitarbeitenden unserer Kunden, also der Sanitätshäuser (Teil B).

Auf der Plattform verarbeiten wir personenbezogene Daten – sowohl die Daten der Mitarbeitenden als auch die Daten der Kundinnen und Kunden des Sanitätshauses (z. B. Patientendaten, Rezepte, Aufträge, Nachrichten) – ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Sanitätshauses auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist das jeweilige Sanitätshaus. Informationen zu Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Ihren Rechten erhalten Sie von Ihrem Sanitätshaus bzw. Arbeitgeber. Eine Ausnahme bildet das Produktfeedback (Abschnitt 10), für das wir selbst verantwortlich sind.

Teil A – Website annicare.de

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Website wird bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten, die Ihr Browser übermittelt:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
HTTP-Statuscode
Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem

Zweck: Auslieferung der Website, Sicherstellung des störungsfreien Betriebs und Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt).
Speicherdauer: STRATO speichert IP-Adressen in den Logfiles nur in anonymisierter Form. Die anonymisierten Logfiles werden für Zugriffsstatistiken höchstens 400 Tage aufbewahrt und danach gelöscht.

Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Keine Cookies, kein Tracking, keine externen Inhalte

Die Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Schriftarten und alle übrigen Inhalte werden von unserem eigenen Webserver ausgeliefert; beim Besuch der Website werden keine Daten an Dritte wie Google übermittelt.

5. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, zum Beispiel für eine Demo-Anfrage, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten sowie die Angaben in Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Vertrieb und Kundenbetreuung übernimmt in unserem Auftrag die CIDigital GmbH, Pferdemarkt 11, 23552 Lübeck. Sie bearbeitet dazu die Anfragen an info@annicare.de; bei Anfragen zum technischen Support können auch die Bytefyord GmbH & Co. KG und die Biga Software GmbH Ihre Anfrage erhalten. Die Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich nach unserer Weisung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertragsschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer: Bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Teil B – Nutzung der Plattform anni.care

6. Verarbeitung im Auftrag Ihres Sanitätshauses

Die folgenden Angaben beschreiben, welche Daten die Plattform technisch verarbeitet. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter Ihres Sanitätshauses (siehe Abschnitt 2).

Benutzerkonto. Ihr Arbeitgeber bzw. dessen Administrator legt ein Benutzerkonto für Sie an. Dabei werden verarbeitet:

Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse
Zugehörigkeit zu Ihrer Organisation, Rollen und Berechtigungen
ggf. Ihre Mitarbeiterkennung im Warenwirtschaftssystem Ihrer Organisation
Kontostatus (aktiv/deaktiviert)
Ihr Passwort ausschließlich in Form eines kryptografischen Hashwerts (bcrypt); das Passwort selbst wird nicht gespeichert
bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung: das verschlüsselt gespeicherte TOTP-Geheimnis, den Zeitpunkt der Einrichtung sowie Hashwerte der Wiederherstellungscodes

Administratoren Ihrer Organisation können Ihr Konto einsehen und verwalten. Ihr Name wird anderen Nutzern Ihrer Organisation z. B. bei der Zuordnung von Aufgaben angezeigt.

Anmeldung und Sicherheitsprotokolle. Zum Schutz der Plattform und der darin verarbeiteten Gesundheitsdaten werden verarbeitet:

Anmeldeereignisse (erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Anforderung des zweiten Faktors, Sperrungen wegen zu vieler Versuche) mit Zeitpunkt, Benutzerkennung und IP-Adresse
technische Zugriffsdaten beim Aufruf der Plattform (Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, Statuscodes)
Sitzungsinformationen: Ein Anmeldetoken ist 15 Minuten gültig, ein Erneuerungstoken 30 Tage. Erneuerungstoken werden nur als Hashwert gespeichert.
bei „Passwort vergessen“: ein Einmal-Link, der 30 Minuten gültig ist

Sicherheitsprotokolle einschließlich IP-Adressen werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

E-Mails der Plattform. Systemnachrichten (z. B. Passwort zurücksetzen, Benachrichtigungen über neue Aufträge) werden an Ihre dienstliche E-Mail-Adresse versandt.

Speicherung im Browser. Die Plattform setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Im Speicher Ihres Browsers werden ausschließlich technisch notwendige Informationen abgelegt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

im Sitzungsspeicher (sessionStorage), gelöscht beim Schließen des Tabs: Anmelde- und Erneuerungstoken, Ihre E-Mail-Adresse für die laufende Sitzung
im lokalen Speicher (localStorage), bis zur manuellen Löschung: die zuletzt verwendete E-Mail-Adresse für die erneute Anmeldung, Darstellungs- und Filtereinstellungen sowie Zwischenstände der Einrichtungsassistenten

7. Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen

Damit in Ihrer Organisation nachvollziehbar bleibt, wer welchen Vorgang bearbeitet hat, speichert die Plattform bei folgenden Datensätzen die Kennung (Profil-ID) des Benutzerkontos, das die Handlung ausgeführt hat, jeweils mit Zeitpunkt:

Aktivitäten am Kundenvorgang: Wer eine Notiz, ein E-Mail- oder Anrufprotokoll angelegt oder eine E-Mail bzw. SMS an eine Kundin oder einen Kunden versandt hat. Wird eine Notiz nachträglich bearbeitet, wird nur der Text ersetzt; wer die Änderung vorgenommen hat, wird nicht gesondert gespeichert. Notizen können gelöscht werden.
Aufgaben und Aufträge: Wer eine Aufgabe oder einen Auftrag zugewiesen hat, an wen sie zugewiesen wurde (Zuständige bzw. Zuständiger) und wann. Bei Dokumentanfragen wird die anfragende Mitarbeiterin bzw. der anfragende Mitarbeiter als Zuständige bzw. Zuständiger eingetragen.
API-Zugänge (OAuth-Clients): Wer einen API-Zugang für Ihre Organisation angelegt, erneuert oder gesperrt hat, jeweils mit Zeitpunkt, sowie der Zeitpunkt der letzten Nutzung des Zugangs. Das zugehörige Client-Geheimnis wird nur als Hashwert gespeichert.

Zweck: Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung von Kundenvorgängen, Zuständigkeiten und Zugriffsrechten innerhalb Ihrer Organisation sowie Aufklärung von Fehlern und Missbrauch.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse Ihres Sanitätshauses an einer nachvollziehbaren Bearbeitung und an der Sicherheit der Plattform).

8. Hosting und Unterauftragsverarbeiter

Die Plattform wird bei Microsoft Azure in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Regionen Westeuropa und Nordeuropa) betrieben. Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Dienstleister	Zweck	Ort der Verarbeitung
Microsoft Azure	Hosting, Datenbank, Dateispeicher, Betriebsprotokolle	EU
Microsoft 365	E-Mail-Versand	EU
Bytefyord GmbH & Co. KG	Technischer Support, Wartung und Weiterentwicklung	Deutschland
Biga Software GmbH	Technischer Support, Wartung und Weiterentwicklung	Deutschland
CIDigital GmbH	Kundenbetreuung (kein Zugriff auf das Portal)	Deutschland

Die Dienstleister für technischen Support greifen nur auf personenbezogene Daten zu, soweit dies im Einzelfall erforderlich ist, etwa zur Behebung einer Störung oder zur Beantwortung einer Anfrage Ihres Sanitätshauses.

Vertragspartner von Microsoft Azure und Microsoft 365 ist jeweils die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Daten werden in der EU gespeichert. Ein Zugriff durch die Konzernmutter Microsoft Corporation, USA, etwa im Rahmen von Support oder aufgrund behördlicher Anordnungen nach US-Recht, lässt sich nicht vollständig ausschließen. Die Microsoft Corporation ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für eine solche Übermittlung besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

9. Ihre Rechte bei der Plattform

Für die Daten in Teil B ist Ihr Sanitätshaus verantwortlich. Bitte richten Sie Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch daher an Ihr Sanitätshaus. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an Ihr Sanitätshaus weiter. Viele Kontodaten kann auch der Administrator Ihrer Organisation direkt anpassen.

10. Produktfeedback

Über die Funktion „Fehler melden oder Feature vorschlagen“ können Sie uns Rückmeldungen senden. Hierfür sind wir selbst verantwortlich (Abschnitt 1). Dabei verarbeiten wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, den Namen und die Kennung Ihrer Organisation, die Seite der Plattform, von der aus Sie die Meldung senden, den Zeitpunkt sowie Titel und Beschreibung Ihrer Meldung.

Die Meldungen verwalten wir in GitHub (GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA). Dabei werden Daten in die USA übermittelt. GitHub ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Bitte geben Sie in Feedback-Meldungen keine Patienten- oder Kundendaten ein.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Meldung, Rückfragen dazu und Verbesserung der Plattform.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung der Plattform).
Speicherdauer: Bis zum Abschluss der Bearbeitung. Angaben zu Ihrer Person entfernen wir spätestens 12 Monate nach Eingang der Meldung; der Inhalt der Meldung kann danach ohne Personenbezug erhalten bleiben.

Ihre Rechte

11. Rechte der betroffenen Personen

Soweit wir Verantwortlicher sind (Teil A und Abschnitt 10), haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einzulegen, soweit sich dies aus Ihrer besonderen Situation ergibt (Art. 21).

Wenden Sie sich dazu an datenschutz@annicare.de. Zu den Daten der Plattform siehe Abschnitt 9.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg